Assistenz (m/w/d)

Proalpha - der ERP-Anbieter für den Mittelstand

Seit mehr als drei Jahrzehnten ist Proalpha an 65 Standorten und mit mehr als 2.200 Mitarbeitern weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Bei mehr als 9.700 Kunden – aus der Fertigungsindustrie, dem Großhandel und weiteren Branchen – bilden die leistungsstarken ERP-Kern- und -Zusatzlösungen von Proalpha und seinen Partnern das digitale Rückgrat ihrer gesamten Wertschöpfungskette. Dabei sorgt Proalpha für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der Proalpha Gruppe mit ihren über 290 Partnern die Kunden in exakt den Bereichen, die für ihr Business von zentraler Relevanz sind.

An unserem Standort in Weilerbach und im Homeoffice Du bist ein Organisationstalent, das immer den Überblick behält und Herausforderungen proaktiv angeht? Dann werde zur Schaltzentrale in unserer Geschäftsführung! In deiner Rolle als Assistenz des CFO gestaltest du nicht nur den Alltag, sondern trägst aktiv dazu bei, dass alles reibungslos läuft – mit Tatendrang, Verlässlichkeit und einem Auge fürs Detail.

Einmal pro Woche ist ein Bürotag für die Position vorgesehen – dieser Bürotag in Weilerbach ist notwendig, um den physischen Schriftverkehr effizient zu managen und eine reibungslose Zusammenarbeit vor Ort sicherzustellen

Dein Verantwortungsbereich umfasst

• Terminmanagement: Du jonglierst Kalender, planst Meetings und stellst sicher, dass unser CFO immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
• Korrespondenz: Du kümmerst dich um die selbstständige Bearbeitung und Koordination der Geschäftskommunikation – sowohl in Schriftform als auch in Gesprächen – und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen klar und effizient weitergegeben werden.
• Reiseplanung und -organisation: Du kümmerst dich um alles – von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung, damit unser CFO entspannt unterwegs sein kann.
• Teamassistenz und Vertretung: Du unterstützt das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Flexibel übernimmst du bei Bedarf die Vertretung der Geschäftsführungsassistenz und unterstützt gelegentlich auch weitere Mitglieder der Geschäftsführung, damit alle Prozesse reibungslos laufen.
• Beiratskoordination: Du unterstützt bei der Organisation von Beiratssitzungen, kümmerst dich um die Terminfindung, die Erstellung und Versendung von Unterlagen sowie die Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen und Protokollen
  
  

Dein Profil vereint

• Berufserfahrung: Du hast bereits als Assistenz gearbeitet und weißt, worauf es in dieser anspruchsvollen Rolle ankommt.
• Technisches Know-how: Du bist versiert im Umgang mit MS Office und fühlst dich auch bei digitalen Tools schnell zuhause.
• Diskretion und Verlässlichkeit: Sehr vertrauliche Informationen sind bei dir in den besten Händen – du agierst stets mit höchster Professionalität und Diskretion.
• Organisationstalent: Du behältst immer den Überblick, selbst wenn viele Dinge gleichzeitig passieren. Es fällt dir leicht, Prioritäten zu setzen und Prozesse zu optimieren, damit alles effizient läuft. Du arbeitest strukturiert und hast stets eine klare Vorstellung davon, was als Nächstes ansteht. Dein Arbeitsstil zeichnet sich durch eine hohe Selbstorganisation aus, sodass du auch in stressigen Zeiten ruhig und fokussiert bleibst.
• Sprache & Kommunikation: Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten – sowohl mündlich als auch schriftlich. Sehr gute Englischkenntnisse sind unerlässlich, um professionell und effektiv mit internationalen Kollegen und Partnern zu kommunizieren.
• Proaktive Arbeitsweise: Du bist nicht nur ein Problemlöser, sondern auch ein Ideenbringer. Du denkst immer einen Schritt voraus und erkennst Bedürfnisse, bevor sie zur Herausforderung werden. Dein Ziel ist es, den Arbeitsalltag so zu gestalten, dass er für alle reibungslos läuft – und das mit einem hohen Maß an Eigeninitiative.
  
  

Benefits, die wir Dir bieten

• Karriere mit Sinn: Raum für eigene Ideen und aktive Mitgestaltung einer digitalen Transformation
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice
• Unternehmenskultur: Du-Ansprache auf allen Ebenen, Firmenevents, gruppenweiter Erfahrungsaustausch
• Weiterentwicklung: Förderung persönlicher Entwicklungschancen, internationale Karrieremöglichkeiten, vielfältiges Schulungsangebot in unternehmenseigener Academy
• Weitere Benefits: Onboardingkonzept, Familienservice, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterangebote
  
  

Kontakt

Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung – hier kannst du dich entfalten und aktiv gestalten. Deine Entwicklung, dein Potenzial und dein Beitrag stehen im Mittelpunkt. Werde Teil eines Teams, das auf Vertrauen, Zusammenarbeit und Innovation setzt.

Wir freuen uns darauf Dich kennenzulernen!