Offer summary

Qualifications:

Completed commercial training (office-related), Strong customer and service orientation, Good IT skills (MS Office, document management systems), Very good German language skills in spoken and written form..

Key responsibilities:

Manage office activities and document administration

Provide customer service and handle inquiries via phone and email

Independently conduct building permit procedures according to local regulations

Maintain various lists and generate statistics related to process controlling.

Job description

Als unverzichtbares Bindeglied zwischen Verwaltung und Bürger*innen tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass staatliche Prozesse reibungslos ablaufen. Vom Schriftverkehr bis zur Aktenverwaltung, von der Terminkoordination bis zur Bürger*innenbetreuung – Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Engagement tragen dazu bei, dass der Motor am Laufen bleibt. Werden Sie Teil unseres Teams!

Meine Lebensstadt. Mein Job. #lebensstadtlinz

Ihre Aufgaben

Kanzleitätigkeiten

digitale Aktenanlage und Evidenzhaltung sämtlicher Verfahrensakte
Kanzleiverwaltung gemäß Geschäftsprozess und Aufträgen
Kund*innenservice
telefonische Auskünfte und Betreuung E-Mail - Postkorbs der Abteilung samt Zuordnung der Poststücke in die Verfahrensakte und Vorlage an zuständigen Sachbearbeiter*innen

Durchführung von Verfahren

selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung von Bauanzeigeverfahren nach der Oö. BauO
selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung von Verfahren nach dem O.Ö. Aufzugsgesetz

Sonstige Tätigkeiten (Führung und Verantwortlichkeit von diversen Listen im Rahmen des Prozess-Controllings, Ausstellung von Statistiken, Genehmigungsverfahren etc.)

Ihr Profil

abgeschlossene (büro-) kaufmännische Ausbildung
ausgeprägte Kund*innen- und Serviceorientierung
rasche Auffassungsgabe, selbstständige und zielgerichtete Arbeitsweise
Genauigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
grundlegende Kenntnisse der anzuwendenden Verwaltungsvorschriften
gute IT-Kenntnisse (MS-Office-Programme, Aktenverwaltungsprogramme, elektronischer Akt)

Deutschkenntnisse

sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Wir bieten entsprechend des Aufgabenbereichs folgende Benefits

abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sicheren und teamorientierten Arbeitsumfeld
flexible Arbeitszeiten durch ein modernes Gleitzeitmodell
bestmögliche Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (z.B. Kinderbetreuungsangebot)
Homeoffice-Möglichkeit (abhängig vom Arbeitsplatz und Art der Tätigkeit)
spannende Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem großen, dynamischen Unternehmen
innovative Aus- und Weiterbildungsangebote (u.a. Bildungsprogramm, Besuch von Fachseminaren, Kongressen usw.)
betriebliche Sozialleistungen wie z.B. Essenszuschuss oder spezielle Zuschüsse für Familien
abwechslungsreiche Sport- und Freizeitangebote im Sportverein Magistrat Linz (SVM)
umfassende Angebote der betrieblichen Gesundheitsförderung „Am PULS“ (z.B. Fitnesskurse, Gesundheitszirkel)
CLEAR Mitarbeiter*innenberatung
Gleichberechtigung und Chancengleichheit

Auswahlverfahren

Vorstellungsgespräch

Im Sinne des vom Linzer Gemeinderat beschlossenen Frauenförderprogramms werden Frauen besonders eingeladen, sich zu bewerben. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen bevorzugt aufgenommen.

Bitte Übermitteln Sie Folgende Bewerbungsunterlagen

Lebenslauf
Abschlusszeugnis

Ihre Bewerbung kann nur dann berücksichtigt werden, wenn die Unterlagen vollständig sind.

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an Frau Dr.in Margot Wurzinger Abteilungsleiterin, Telefon: 0732 7070-3035, wenden.

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