Assistante de Projet H/F

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient. Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 20 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier. Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.

Afin de renforcer nos équipes dans le cadre de ses projets, EGIS RAIL recrute un Assistant administratif de Projet.

Vous intervenez avec les interlocuteurs internes et externes pour contribuer au bon déroulement et à la réussite du projet. Vous participez aux missions de gestion administrative, contractuelle, financière et documentaire du projet ainsi qu’en support aux équipes de production.

Dans le cadre du projet du métro automatique du Grand Paris Express, Egis assure les missions de Maitrise d’œuvre des Systèmes de la Ligne Rouge (MOE LR) regroupant les 3 nouvelles lignes de métro : Ligne 15 Sud, Ligne 16 et Linge 17 Nord.
 

Sous la responsabilité du Responsable PMO, vos missions principales, pour le groupement, seront les suivantes :

• Assistanat de la Direction de Projet pour l’organisation de réunions/agendas, réservation de salles, diffusion de communications, organisation d’évènements ainsi que la mise en forme de supports de présentation/rendus, …
• Accueil des collaborateurs et départs : suivi de commande du matériel informatique, des badges d’accès et des comptes utilisateurs, mise à jour de la liste du personnel, du tableau des congés, des listes de diffusion, …
• Gestion des courriers (papier et dématérialisés, suivi et archivage sur la GED), réception des colis,
• Utilisation régulière des outils du Groupe Egis (informatique, logistique, …),
• Gestion des déplacements : réservations, …
• Gestion de la flotte de voitures de service : commande, et renouvellement des véhicules, réservation de voiture sur le plateau projet, …
• Gestion de la logistique du plateau projet et des sites chantier : commande et suivi de facturation des fournitures de bureaux, matériel informatiques, EPI, …), réservations de salles de réunion, demande et suivi de tickets informatiques 

Et en collaboration avec le Responsable Administratif et Financier

• Support aux tâches administratives de projet (commandes d’achat de prestations sur l’outil dédié, validation de factures sur l’outil dédié, soumission de factures, demandes d’avoir...), renouvellement des commandes (avenant) ...
• Maintenir à jour l’outil de pointage projet et la liste du personnel pour le suivi financier
• Vérification de la cohérence des pointages internes

De formation spécialisée en Secrétariat, Assistanat de Direction, Assistant Manager, Gestion PME-PMI niveau Bac+2 minimum, vous justifiez de 3 années minimum idéalement acquises en Assistanat technique, coordination de travaux ou société d'ingénierie.

Vous êtes une personne organisée, réactive, fiable et dynamique.

Vous avez également fait preuve d'esprit d'équipe, d'initiative et d'autonomie au cours de vos précédentes expériences.

Vous savez "rendre compte".

Ces missions vous intéressent ? Vous pensez répondre aux critères du poste ? N’hésitez pas… Postulez !