Match score not available

Auxiliar Administrativa

extra holidays

Remote:

Full Remote

Experience:

Mid-level (2-5 years)

Work from:

Colombia

Offer summary

Qualifications:

Technician or Technologist in administrative fields, 2 years of experience in similar roles, Experience in accounting and customer service, Basic knowledge of English preferred.

Key responsabilities:

Assist in administrative operations
Coordinate with clients for feasibility studies
Manage internal permits and documentation
Handle minor cash management tasks

Liberty Latin America Telecommunication Services XLarge https://www.lla.com

10001 Employees

See all jobs

Job description

Resumen

¿Cuál es el Rol?

Responsable de desarrollar labores administrativas que apoyan la operación con el fin de contribuir al cumplimiento de objetivos y al correcto funcionamiento de la oficina.

Responsabilidades

¿Cómo agregarás valor?

Proceso De Factibilidades

Consultar coberturas y solicitar pre-asignación al profesional Administrador de red.
Coordinar con el cliente final y/o Operador una cita para realizar estudio de factibilidad, el primer o a más tardar el segundo día, inmediatamente después de diligenciar la Tarea de Service Manager.
Enviar al cliente final y/o Operador la documentación para el trámite de permisos como es: listado del personal autorizado por la empresa, seguridad social y certificados de alturas para realizar la Site Survey.
Diligenciar y enviar el formato FTA-007 control de visitas de factibilidad al contratista para que realice el respectivo levantamiento en la fecha y hora acordada con el cliente final.
Realizar permanente seguimiento a las visitas.
Si se presentan visitas no concluidas o fallidas informar a Soporte Comercial para el cierre de las mismas según indicación del operador.
Documentar el Service Manager diariamente las actividades anteriores.
Cumplir con los indicadores del proceso

Proceso De Instalación

Concertar con el cliente final una cita de verificación de ruta (replanteo) para la instalación.
Realizar permanente seguimiento a la programación de las visitas de replanteo.
Enviar al cliente final y/o operador la documentación para el trámite de permisos como es: listado del personal autorizado por la empresa, seguridad social y certificados de altura de las personas que participarán en la instalación, con el fin de tramitar su autorización de ingreso dentro las instalaciones y si es el caso, ante otras administraciones.
Hacer seguimiento constante sobre la liberación de los permisos internos.
Realizar el tramite de permisos ante terceros para uso de infraestructura.
Documentar diariamente en el Service Manager las actividades anteriores.
Cumplir con los indicadores del proceso.

Gestión Contable y Tesorería

Custodiar la caja menor.
Pagar las facturas por conceptos de refrigerio, transporte, peajes, parqueadero, entre otros.
Contabilizar los egresos de caja en el programa GP, por cada factura pagada.
Elaborar oportunamente y enviar a Barranquilla una relación de pagos en efectivo de la caja menor para su respectiva revisión, aprobación y desembolso de dinero en una cuenta bancaria.
Retirar el dinero de la cuenta para llevar a caja menor y así mantener fondos necesarios para los gastos diarios de la oficina.

Gestión Humana

Apoyar en el proceso de afiliaciones a: EPS, AFP , ARP.
Citar a entrevista los candidatos escogidos por el Director regional de Operaciones.
Apoyar en la organización de los documentos de contratación solicitados al candidato.
Diligenciar y radicar las afiliaciones, cartas apertura de cuentas y contratos de los candidatos escogidos para ocupar los cargos.
Redactar y enviar cartas de notificación de retiro al banco.
Enviar las cartas de retiro a la cajas de compensación familiar para su respectiva desafiliación.
Colaborar con los eventos de bienestar organizacional en la ciudad.
Devolver al área de Recursos Humanos todos los soportes de documentos arriba mencionados.

Administración De Contratistas

Atender solicitudes y requerimientos de los Contratistas relacionados con temas varios (facturación, pólizas, etc.).
Apoyar en la elaboración de órdenes de trabajo y/o de compra de acuerdo con las instrucciones del Director.
Tramitar y solicitar la expedición de pólizas y garantías y hacer el debido seguimiento de acuerdo a las OT que se van cerrando.
Revisar que las facturas vengan debidamente diligenciadas, con las actas de liquidación aprobadas y los anexos indicados.
Hacer el seguimiento con otras áreas, como Tesorería y Contabilidad, acerca de los trámites y programación de pago a Contratistas.
Llevar el registro de facturación.
Recopilar información para el cierre de contratos y/u ofertas.
Apoyar la elaboración y/u organización de actas de comités de seguimiento, informes de auditoría, correspondencia, etc.
Coordinar citas y reuniones con los Contratistas y/o Proveedores.

Administrativas

Garantizar el envió y recepción de facturas, documentos y/o correspondencia interna y externa.
Recibir y direccionar mensajes y llamadas a las diferentes áreas de la compañía
Solicitar y controlar de manera periodica los insumos de cafetería, aseo y papeleria.
Solicitar periódicamente los pagos mensuales de seguridad social, AFP y ARL a los contratistas y/o Proveedores.
Participar activamente en los grupos primarios y reuniones de la regional
Coordinar, radicar y hacer seguimiento a las ordenes de compra y relaciones de desempaque para la radicación de facturas de los clientes locales de businnes.

Calificaciones

¿Qué necesitas?

Técnico o Tecnólogo en carreras administrativas o estudiante de carrera universitaria en Administración de empresas o Ing. Industrial o afines.
2 años de experiencia laboral en cargos similares.
Experiencia laboral certificada en procesos de: contabilidad, redacción, archivo, servicio al cliente, manejo de office, conocimientos básicos de inglés.
Deseable conocimiento en redacción, conocimientos contables y manejo de office.