Offer summary

Qualifications:

Experience in accounting or bookkeeping is preferred., Strong attention to detail and accuracy in work processes., Familiarity with document management and invoicing software., Ability to communicate effectively with clients and team members..

Key responsabilities:

Manage customer data and invoicing in the company's system.

Ensure proper filing and management of relevant documents.

Create and send invoices, and monitor payment receipts.

Communicate with clients regarding inquiries about invoices or bookings.

Job description

Die Discover DX GmbH ist eine auf lokales SEO spezialisierte Agentur mit Sitz in Berlin. Unter der Marke "BookedoutDentist" unterstützen wir Zahnarztpraxen im deutschsprachigen Raum dabei, im Internet sichtbarer zu werden und dadurch mehr neue Patienten zu gewinnen.

Um weiter zu wachsen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Person, die uns im Bereich Buchhaltung und Rechnungswesen unterstützt.

Der Umfang beträgt zu Beginn ca. 10-15 Stunden/Woche und kann ggf. im Laufe der Zusammenarbeit erhöht werden, mit der Übernahme von weiteren Assistenzaufgaben. Die Arbeitszeiten sind flexibel, idealerweise kannst du uns jedoch an 5 Tagen die Woche für jeweils ca. 2 Stunden unterstützen. Mindestens solltest du an 3 Tagen/Woche (Mo., Mi., Fr.) verfügbar sein.

Wenn du eine sorgfältige, genaue Arbeitsweise hast und dich für Prozessoptimierung und Automatisierung begeisterst, dann suchen wir genau dich! Schick uns deinen Lebenslauf sowie ein kurzes Anschreiben, in dem du uns etwas über dich und deine Motivation erzählst – gerne auch mit Startdatum und Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

Kundendaten- und Rechnungsverwaltung: Anlage und Pflege der Kundendaten in unserem System und in unserem Rechnungsprogramm unter Berücksichtigung spezifischer Leistungszeiträume und Zahlungsmodalitäten.
Dokumentenmanagement: Ordnungsgemäße Ablage und Verwaltung relevanter Dokumente wie Verträgen und Einzugsermächtigungen.
Rechnungserstellung und -verfolgung: Erstellung und Versand von Rechnungen, Einrichtung von Regeln für den automatischen Versand, Überwachung von Zahlungseingängen.
Kundenbetreuung: Beantwortung von Kundenanfragen zu Rechnungen oder Buchungen; Kommunikation mit Kunden bei Unklarheiten oder unvollständigen Daten.
Datenpflege und -aktualisierung: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Kundendaten und Vertragskonditionen in unserer Abrechnungssoftware.
Team-Kommunikation: Regelmäßiger Austausch mit dem Sales- und Operations-Team, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Mittelfristige Entwicklungsmöglichkeiten:

Prozessmanagement: Dokumentation und stetige Optimierung der bestehenden Prozesse.
Prozessautomatisierung: Identifizierung von Möglichkeiten zur Automatisierung von Abläufen zur Steigerung der Effizienz.

Wir bieten:

Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team
Ein offenes und wertschätzendes Arbeitsklima, das Vielfalt und Chancengleichheit fördert
Flexible Arbeitszeiten und Arbeit im Home Office von (fast) jedem Standort aus
Gezielte Einarbeitung und individuelle Förderung deiner Fähigkeiten
Langfristige Perspektiven und Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens
Leistungsgerechte Vergütung

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